Ich habe es geschafft. Mein Postfach ist leer.
Ehrlich gesagt habe ich nicht damit gerechnet diesen Tag noch zu erleben. Fun Fact: Ich hatte zeitweise über 500 ungelesene Nachrichten!
Mittlerweile sorge ich dafür, dass mein E-Mail Postfach fast jeden Tag so aussieht:
Haahh. Friedlich, oder?
Es gibt nicht viele Sachen auf der Welt, die mich so sehr beruhigen wie eine leere Inbox.
Aber wie habe ich es geschafft von 500 ungelesenen Nachrichten auf 0 zu kommen? Und vor allem:
Wie erreichst du E-Mail Zen?
Je nachdem wie verstopft dein Postfach ist, musst du ein wenig Zeit und Arbeit investieren um es komplett zu entschlacken.
0. Bevor du anfängst: Ein paar Regeln.
Den Grundstein für E-Mail Zen legst du, indem du ein paar einfache Regeln befolgst.
Lasse dein Postfach geschlossen, bis du die wichtigste Aufgabe des Tages abgeschlossen hast. Wenn du als erstes am Morgen deinen Posteingang überprüfst, verfällst du in einen Reaktions- statt eines Aktions-Modus. Das heißt anstatt etwas wichtiges zu erschaffen konzentrierst du dich darauf auf Impulse aus deiner Umwelt zu reagieren.
Deaktiviere alle Benachrichtigungen. Wenn du erst nach 2 Stunden auf eine Mail antwortest, geht die Welt davon auch nicht unter. Erkämpfe dir deine Freiheit zurück. Werde vom E-Mail-Sklaven zu einem selbstbestimmten Arbeitshelden!
Kümmere dich mindestens einmal pro Woche um dein Postfach. Vielleicht schaffst du es sogar täglich, dann staut sich gar nicht erst wieder so viel an.
1. Reduziere den Input
Als erstes solltest du deinen Input reduzieren.
Schau dir als erstes an von wem du Nachrichten bekommst. Vielleicht hast du Newsletter abonniert, die du nicht mehr liest oder du bekommst Nachrichten von Diensten, die du nur ein mal benutzt hast und die deine E-Mail Adresse haben.
Trage dich aus jedem Verteiler und von jeder Liste aus, die du nicht mehr brauchst oder liest. Das funktioniert meistens über einen Link am unteren Ende der E-Mail.
Wenn das nicht funktioniert kategorisiere den Absender als Spam, damit die Nachrichten sofort im Spam-Ordner landen.
2. Du brauchst nur einen Ordner: Das Archiv
Im Normalfall brauchst du nur einen Ordner: Das Archiv. Alle Nachrichten die du archivierst landen darin und du kannst sie jederzeit wiederfinden wenn du sie suchst. Damit sind sie zwar aus dem Postfach weg, aber du musst sie nicht komplett löschen.
Sehr vorteilhaft.
3. Aufräumen
Jetzt kommen wir zum lustigen teil. Gehe deine Nachrichten durch und entferne bzw. archiviere alles was erledigt ist oder was du nicht mehr brauchst.
Gmail hat es mir hier recht einfach gemacht, weil es meinen Posteingang schon vorsortiert.
Werbung: Fast alles unter Werbung konnte ich löschen bzw. Archivieren.
Soziale Netzwerke: Hierher sortiert Gmail Benachrichtigungen aus allen sozialen Netzwerken. Diese Kategorie habe ich komplett gelöscht. Es interessiert mich nicht mehr wem ich vor 4 Monaten eine Nachricht bei Facebook geschrieben habe. Im besten Fall weiß ich sehr gut darüber bescheid.
Allgemein: Noch ein Fun Fact: Die mehr als 500 Mails die mir mein Postfach angezeigt hat stammten nur aus dieser Kategorie. Jep, Werbung und Social Media war da noch gar nicht dabei. Wie bin ich hier vorgegangen? Ich habe mit den ältesten Nachrichten angefangen. Die meisten davon konnte ich einfach archivieren. So habe ich mich auf ca. einen Monat herangearbeitet.
4. Wenn du dein E-Mail-Postfach prüfst, sortiere jede Nachricht.
Immer wenn ich mein Postfach öffne versuche ich neue Nachrichten darin in 3 Kategorien zu unterteilen:
Unwichtig (Müll), Hat noch Zeit (Später) und Es drängt (Wichtig).
Unwichtig: Unwichtiges öffne ich vielleicht noch und überfliege es kurz, danach wandert es aber entweder ins Archiv oder direkt in den Papierkorb.
Hat noch Zeit: Aufgaben die noch Zeit haben vermerke ich mir in meiner To-Do-Liste bzw. in Evernote. Blogartikel, Neuigkeiten, Nachrichten und ähnliches archiviere ich mir entweder in Evernote oder ich lasse sie erstmal in der Inbox. Allerdings nur wenn ich weiß, dass ich sie spätestens Morgen lese und archiviere.
Es drängt: Falls es wirklich mal etwas wichtiges gibt, dann versuche ich es so schnell wie möglich zu erledigen. Sei es auf Nachrichten zu antworten, Kommentare freizuschalten oder andere dringende Aufgaben.
5. Nie wieder E-Mail-Chaos
Wie schaffst du es nun nie wieder Chaos in deiner Inbox zu haben?
Halte dich an die Regeln, die ich dir eingangs ans Herz gelegt habe und sortiere deine Emails ein mal am Tag oder mindestens ein mal pro Woche.
Hast du Tipps für eine saubere Inbox?
Beste Grüße
Hi Stefan,
Ich bin über den Blog Anti-Uni zu Dir gelangt und finde Deinen Blog sehr inspirierend. Ich befinde mich schon seit längerem auf dem Weg zu mir Selbst und meinem wahren Kern. ich möchte mich selbst auch von alten Gewohnheiten befreien und meinem Leben neuen & frischen Atem einhauchen.
Ich denke, dass ich das auch gut meistere bisher :-) Freu mich zukünftig mehr von Dir zu lesen. Dein Email Zen habe ich mir gerade spontan unter den Nagel gerissen und habe jetzt innerhalb 20 Minuten meine ganzen Ordner durchforstet und übrig sind nur noch 22 Emails :D Die ich dann aber archiviert habe. Mein Posteingang hat also nur noch 2 Emails, die ich dann auch spätestens Ende dieser Woche löschen kann ;-)
Ich bin im Herzen eine Minimalistin und setze mich schon länger damit auseinander und hatte schon mal vorgearbeitet, deshalb ging das auch super schnell gerade mit dem „aufräumen“.
Das habe ich auch schon mit meinem PC veranstaltet und mache das so alle 2-3 Monate. Was dazu gehört sind auch meine „Lesezeichen“ im Browser, denen ich schnell mal zur Sucht verfallen kann. Man kommt ja schon mal schnell vom Hundertstel ins Tausendstel, wenn man so inspiriert surch Internet geistert :D
Mach weiter so! Du hast packende und Mut machende Ideen von denen sicher viele profitieren können ;-)
Liebe Grüße
Tanja